Arsip

Archive for the ‘Manajemen SDM’ Category

3 Tips Memanage Pekerjaan

memanage pekerjaan.jpgTak jarang dialami bahwa kita sangat disibukkan dengan pekerjaan kantor. Tugas rutin yang sangat menyita waktu ditambah lagi tugas-tugas insidentil membuat waktu kerja kita yang 8 jam sehari serasa kurang. Belum lagi program-program kerja baru yang menuntut konsentrasi dan pengerahan sumber daya yang tinggi.

Pertanyaannya, dengan ruang lingkup pekerjaan kita yang mungkin terbatas hanya mengurusi satu perusahaan, kita merasa kewalahan, bagaimana dengan para pemimpin atau orang-orang yang bergerak mengendalikan bisnis atau organisasi dengan cakupan yang lebih luas. Apakah mereka masih memiliki waktu luang untuk santai, me time, family time, dan lebih ekstrim apakah mereka masih ada waktu untuk tidur?? hehe.. Jawabannya beragam. Ada yg hampir kehilangan waktu diluar pekerjaan, tapi ada juga kawan pimpinan perusahaan besar yang hampir tiap hari posting status di FB, aktivitas jalan-jalan ke luar negeri, wisata kuliner, mengajar seminar, dll.

Setelah ditelisik lebih jauh, ternyata jawabannya adalah cara memanage pekerjaan. Bagaimana caranya?

  1. Buat List Pekerjaan

Tulis semua tugas yang Anda terima dari atasan dan semua tugas yang akan Anda lakukan.

2. Buat prioritas pekerjaan. Prioritas pekerjaan dapat ditentukan berdasarkan tingkat urgensinya, kemendesakan, maupun dampaknya untuk perusahaan dalam jangka pendek, maupun jangka panjang. Hindari kita serig melakukan pekerjaan yang mendesak tetapi tidak penting.

3. Delegasikan pekerjaan. Apabila Anda seorang pimpinan, maka mendelegasikan pekerjaan merupakan kunci kinerja kita. Beri pembagian tugas dan tugas yang jelas. Beri coaching, mentoring, dan counceling. Evaluasi kinerjanya dan beri feedback. Ini akan memotivasi staf Anda untuk bekerja lebih giat.

Ingat, bahwa kita bekerja untuk tujuan yang kita tetapkan masing-masing, entah untuk memenuhi kebutuhan keluarga, aktualisasi, dan lain-lain. Sisakan waktu untuk menikmati hidup, nikmati hasil kerja Anda. Jangan lupa bahagia.

Penghitungan Beban Kerja

Pengertian

Beban Kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu.

Standar kemampuan rata-rata (SKR) pegawai atau standar prestasi rata-rata pegawai adalah standar kemampuan yang menunjukkan ukuran energi rata-rata yang diberikan oleh seorang pegawai untuk memperoleh satu satuan hasil.

Perhitungan beban kerja adalah suatu teknik untuk menetapkan waktu bagi seorang pegawai yang memenuhi persyaratan (qualified) dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu dengan standar prestasi yang telah ditetapkan

Aspek-aspek Dalam Perhitungan Beban Kerja

  • Beban Kerja
  • Standar kemampuan rata-rata/standar prestasi

Standar kemampuan yang diukur dari satuan waktu disebut dengan    Norma   Waktu.

Norma waktu adalah satu satuan waktu yang dipergunakan untuk mengukur berapa hasil yang dapat diperoleh.

Rumus Norma Waktu :

Norma waktu =     Orang x Waktu/ Hasil

Contoh

Seorang juru ketik dalam waktu 30 menit dapat menghasilkan 2 lembar ketikan.

Norma waktu  =   1 orang pengetik x 30 menit/2 lembar ketikan

Dari contoh tersebut dapat diketahui bahwa rata-rata standar kemampuan seorang pengetik adalah 30 menit menghasilkan 2 lembar ketikan.

Standar kemampuan yang diukur dari satuan hasil disebut dengan norma hasil.

Norma Hasil adalah satu satuan hasil dapat diperoleh dalam waktu berapa lama.

Rumus Norma Hasil :

Norma Hasil  =                  Hasil/(orang x waktu)

Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan seorang analis jabatan untuk menghasilkan 1 uraian jabatan diperlukan waktu 2 jam.

Contoh:

Seorang analis jabatan untuk menghasilkan 1 uraian jabatan diperlukan waktu 2 jam

Norma hasil  =     1 uraian jabatan

1 analis jabatan x 2 jam

Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan seorang analis jabatan untuk menghasilkan 1 uraian jabatan diperlukan waktu 2 jam.

Waktu Kerja

Waktu kerja efektif adalah waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri atas Hari Kerja Efektif dan Jam Kerja Efektif

Perhitungan hari kerja efektif dalam 6 hari kerja adalah

  • 1 Tahun   =  365 hari
  • Hari Minggu =   52 hari
  • Hari libur lain =   14 hari
  • Cuti Tahunan =   12 hari
  • Hari kerja efektif = 365 hari – 78 hari    =  287 hari.

Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti makan, sholat, dan sebagainya.

Dalam menghitung jam kerja efektif sebaiknya digunakan ukuran dalam 1 minggu.

Penghitungan jam kerja efektif

Metoda Perhitungan Beban Kerja 

a. Metoda teknik analitis

Metoda ini adalah metoda ilmiah dengan menggunakan pengukuran waktu yang teliti melalui pengamatan langsung.

b. Metoda praktis empiris

Metoda ini didasarkan pada pengalaman perorangan atau pemegang jabatan.

c. Metoda identifikasi beban kerja

Metoda ini dilakukan dengan mengidentifikasi beban kerja melalui hasil kerja, objek kerja, peralatan kerja, dan tugas per tugas jabatan.

Prinsip Penyusunan Formasi Pegawai

Dalam penyusunan formasi pegawai hendaknya memperhatikan  prinsip-prinsip sebagai berikut:

  • Setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban kerjanya;
  • Setiap perpindahan dalam posisi jabatan baik karena adanya mutasi atau promosi, dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong;
  • Selama beban kerja organisasi tidak berubah, komposisi jumlah pegawai tidak berubah.

TEKNIK PERHITUNGAN BEBAN KERJA

Dalam penyusunan/perhitungan formasi pegawai dilakukan beberapa tahapan yaitu,

  • Analisis Jabatan
  • Perkiraan persediaan pegawai,
  • Perhitungan kebutuhan pegawai,

Analisis Jabatan

Setiap pegawai mempunyai jabatan, tugas, wewenang, dan tanggungjawab yang jelas.

Perkiraan Persediaan Pegawai

Persediaan pegawai adalah jumlah pegawai yang dimiliki oleh suatu unit kerja.

Perkiraan persediaan pegawai tahun yang akan datang adalah perkiraan yang terdiri atas pegawai yang ada dikurangi jumlah yang pensiun pada tahun yang bersangkutan.

Langkah-langkah menetapkan persediaan pegawai adalah sebagai berikut:

  • Menyusun daftar jabatan

Menyusun daftar jabatan beserta ringkasan uraian   tugasnya (ikhtisar) disertai dengan syarat   pendidikan, pelatihan, pengalaman, dan syarat lain   yang bukan menjadi syarat mental.

Perhitungan Kebutuhan Pegawai

Perhitungan dengan metoda umum/ metoda beban kerja

Perhitungan kebutuhan pegawai untuk jabatan fungsional umum/non struktural menggunakan acuan dasar data pegawai yang ada serta peta jabatan dan uraian jabatan. Oleh karena itu, alat pokok yang digunakan dalam menghitung kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan. Pendekatan yang dapat dilakukan untuk menghitung kebutuhan pegawai adalah mengidentifikasi beban kerja melalui/dari:

  • Hasil kerja
  • Objek kerja
  • Peralatan kerja
  • Tugas per tugas jabatan

Pendekatan Hasil Kerja

Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metoda  dengan menggunakan pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dan hasil kerja jabatan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau non fisik tetapi dapat di kuantifisir. Metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis.

Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang dipergunakan adalah :

  • Wujud hasil kerja dan satuannya
  • Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai
  • Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja.

Rumus menghitung kebutuhan pegawai dengan pendekatan metoda ini adalah :

∑Beban kerja/Standar kemampuan rata-rata X 1 orang

Pendekatan Peralatan Kerja

Peralatan kerja adalah peralatan yang dipergunakan dalam bekerja. Metoda ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerja, seperti pengemudi, beban kerjanya bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan.

Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan adalah:

  • Satuan alat kerja
  • Jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja
  • Jumlah alat kerja yang dioperasikan
  • Rasio jumlah pegawai per jabatan peralatan kerja (RPK)

Rumus menghitung dengan metoda ini adalah:

∑Peralatan kerja/Rasio penggunaan alat kerja X 1 orang

Pendekatan Tugas Pertugas Jabatan

Metoda ini adalah metoda menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam, artinya hasil kerja dalam jabatan banyak jenisnya.

Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung kebutuhan pegawai dengan metode ini adalah :

  • Uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas
  • Waktu penyelesaian tugas
  • Jumlah waktu kerja efektif perhari rata-rata

Rumus  metoda ini adalah :

∑ Waktu Penyelesaian Tugas/∑  Waktu Kerja Efektif

 

Demikian, semoga membantu dalam penghitungan beban kerja.

 

4 Basic Skills Pengelola SDM

fungsi hrRekrutmen

Pengelola SDM harus mahir mempekerjakan dan merekrut karyawan baru. Mengidentifikasi, merekrut, wawancara dan mempekerjakan karyawan berkinerja tinggi sangat penting untuk keberhasilan jangka panjang perusahaan Anda. Membuat kebijakan dan prosedur untuk proses rekrutmen dan mengajarkan keterampilan ini untuk semua manajer Anda juga penting untuk masa depan organisasi Anda.

 

Kompensasi dan Benefit

Pengelola sumber daya manusia juga harus mampu mengelola dan meningkatkan struktur kompensasi dan manfaat bagi pegawai. Mempertahankan karyawan terbaik baik tergantung pada banyak faktor. Gaji dan benefit lainnya merupakan dua factor penting yang mengindikasikan seberapa baik kesan karyawan terhadap perusahaan dan kemungkinan bahwa mereka akan tetap dengan perusahaan Anda di masa depan. Menyusun sebuah sistem kompensasi yang efektif dan menentukan yang terbaik paket manfaat bagi semua karyawan merupakan keterampilan yang wajib dikuasai oleh para manajer SDM.

 

Pelatihan dan Pengembangan

Keterampilan dalam mengelola pelatihan dan pengembangan juga aset penting bagi manajer sumber daya manusia. Kemampuan untuk membuat program-program pelatihan yang memecahkan masalah akan menghasilkan manfaat penting bagi organisasi Anda. Keterampilan mendesain instruksi kerja dan kemmapuan presentasi, menghasilkan program-program pelatihan yang menghasilkan hasil yang nyata bagi perusahaan Anda. Evaluasi program pelatihan dan umpan balik karyawan juga dibutuhkan untuk terus meningkatkan kualitas semua program pelatihan Anda.

 

Manajemen Kinerja

Kemampuan untuk secara efektif mengelola kinerja karyawan Anda merupakan bagian integral dari tugas pekerjaan manajer sumber daya manusia. Membangun dan menerapkan proses peningkatan kinerja yang lengkap merupakan keterampilan penting. Merancang proses review kinerja, mempertahankan kinerja dan memantau pelaksanaannya adalah tugas yang harus dimiliki para pengelola SDM. Untuk itu, coaching tentang cara menerapkan manajemen kinerja di masing-masing unit kerjanya menjadi agenda penting untuk mendongkrak kinerja perusahaan.

Tips Meningkatkan Keterlibatan Karyawan

engagement

Sebuah artikel di New York Daily News melaporkan bahwa hampir 70% dari karyawan AS tidak berkontribusi signifikan di tempat kerja. Penelitian yang dilakukan oleh Gallup Poll menunjukkan bahwa mayoritas orang Amerika disengage dengan pekerjaan. Ini juga merupakan indikator bahwa para pemimpin kesulitan mencari cara untuk meningkatkan keterlibatan dengan karyawan yang jauh lebih beragam dan lebih muda dari sebelumnya.

Banyak perusahaan yang mengalami transformasi, di mana kepemimpinan memegang peranan penting dalam mengaktifkan secara penuh potensi dan kompetensi para pekerja. Pemimpin harus mampu membimbing karyawan untuk memiliki peran dan tanggung jawab yang nyata. Karyawan ingin merasa dihargai dan tertantang; mereka ingin dipercaya dan diberi kebebasan untuk mengeksplorasi dan belajar dari pekerjaan yang dilakukan. Karyawan yang menyediakan diri untuk tumbuh dan mengambil tugas yang lebih maju harus diberikan kesempatan untuk lebih mempercepat kemajuan mereka. Intinya adalah bahwa para pemimpin harus terus menerus menciptakan peluang baru bagi karyawan mereka.

Bagaimana pemimpin dapat menentukan apakah seorang karyawan mampu mengemban sebuah tanggung jawab jika Anda tidak terus-menerus menemukan cara-cara baru untuk melibatkan mereka? Dalam hal ini, dibutuhkan waktu dan tenaga ekstra yang perlu diluangkan oleh pemimpin untuk mengembangkan karyawan.

Menciptakan Lingkungan Kerja Berkinerja Tinggi (High Performance Workplace)

Februari 14, 2010 Tinggalkan komentar

Ditengarai banyak organisasi menguras energi finansial, konsentrasi dan waktunya untuk mendapatkan karyawan dengan kualitas unggul. Mulai dari penggunaan iklan yang terbilang tidak murah, psikotes, tes kesehatan, dan wawancara. Tidak jarang, perusahaan melakukan tes-tes tambahan yang mengkait dengan spesifikasi pekerjaan yang ditawarkan. Bahkan. tidak tanggung-tanggung menggaet konsultan untuk mendapatkan kandidat terbaik.

Dengan merekrut karyawan berkualitas unggul, perusahaan merasa puas, dengan anggapan bahwa karyawan dengan kemampuan yang baik dipastikan akan mampu melaksanakan pekerjaan dengan baik. Coba kita amati lingkungan kerja kita masing-masing. Mungkin tidak jarang ditemui orang-orang dengan kompetensi yang mumpuni tidak mampu menampilkan kinerja yang optimal, bahkan tidak jarang menjadi trouble maker di lingkungan kerjanya.

Formula sederhana dalam ilmu perilaku sebenarnya dapat memberikan kerangka solusi terkait masalah kinerja ini. Dalam Field Theory-nya, Kurt Lewin mengatakan bahwa “Human behavior is the function of both the person and the environment”. Artinya kurang lebih adalah bahwa perilaku adalah fungsi dari faktor-faktor personal (watak, kepribadian, kompetensi, dll) dan lingkungan (situasi sosial, kondisi2 kerja, dll).

Dalam kaitan ini, kinerja unggul, yang merupakan salah satu bentuk dari perilaku, ditentukan oleh faktor kemampuan individu (yang dipastikan dalam rekrutmen) dan faktor lingkungan. Faktor lingkungan dapat menyangkut budaya kerja, hubungan antar individu, termasuk relasi dengan atasan, sistim reward-punishment, dll.

Nah, sudah terjawab bukan mengapa sering ditemui orang-orang dengan bakat dan kompetensi unggul yang sudah terseleksi secara ketat belum tentu berkinerja unggulan pula. Kuncinya adalah faktor lingkungan (dengan asumsi rekrutmen sudah mampu menjaring SDM berkualitas).

Sekarang, lingkungan kerja seperti apa yang diharapkan karyawan sehingga karyawan akan merasa termotivasi untuk menampilkan kinerja terbaiknya?? Gallup Organisation, lembaga riset perilaku terbesar di US (juga penyelenggara Polling US Election), mendefinisikan lingkungan kerja yang baik adalah lingkungan kerja yang membuat karyawan merasa pusat dengan dengan pekerjaannya dan memberikan hasil akhir bisnis yang positif.

Temuan penting dari Gallup adalah bahwa peran atasan menjadi kunci utama dalam menciptakan kinerja unggulan. Lebih lanjut dikatakan, tidak ada sistim, proses, atau tim yang bisa jalan sendiri betapapun modernnya, yang dapat menggantikan peran atasan langsung.

Dr. A.J. Schuller, presiden Schuller Solutions, sebuah konsultan Leadership Development terkemuka mengatakan, tantangan terbesar menjadi atasan yang baik adalah belajar membiasakan diri terhadap otoritas, terutama jika otoritas tsb adalah hal yang baru dihadapi. Berikut adalah beberapa tips yang bisa dipraktekkan:

1. Menjaga keseimbangan antara bersikap ramah dan bersikap tegas pada bawahan. Sangat penting bagi Anda untuk menemukan keseimbangan dalam menjalankan gaya manajemen yang tidak terlalu keras, tapi juga tidak terlalu lembek.

2. Memahami keunikan karyawan. Atasan yang baik mampu berkomunikasi secara efektif dan memotivasi dengan cara yang sesuai dengan karakter bawahan.

3. Mudah diakses. Atasan yang baik adalah yang mau meluangkan waktunya untuk mendengar apa saja keluhan atau uneg2 karyawan dan tidak mudah memberikan penilaian negatif pada karyawan.

4. Mampu mendelegasikan tugas. Atasan mampu melatih karyawan untuk mengambil alih detail, membantu mereka meraih sukses, dan memberikan kesempatan untuk mengerjakan dengan caranya sendiri, sepanjang hasil kerja yang diharapkan tercapai.

5. Atasan yang sukses adalah yang mampu menciptakan suasana respek pada setiap karyawan, menghargai setiap usaha yang telah dilakukan, melibatkan dalam pengambilan keputusan.